作者:李金霞律师
单位:山东元科律师事务所合伙人 15095289035
前言:根据《合同法》第十一条“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。”的规定,经扫描的合同属于合同的书面形式,但从证据效力方面来讲,存在诸多瑕疵。
一、从证据角度来说,扫描件是图片,作为复印件的形式而存在,从技术上可以被篡改,因此单单扫描件的证明效力是很低的,除非对方对此扫描件认可,否则需要提供其它相关的证据来进行佐证,形成证据链锁。此时,扫描件才能作为定案的证据,具有证明较高的效力。
二、在法律上合同原件属于原始证据,也是直接证据,其证明力是最高的,而扫描件相当于复印件,非原始证据。原件也可能被篡改,但可以被鉴定出来,如原件真实,可以作为认定事实的证据,而扫描件即使鉴定真实,仍不能直接作为证据认定,这就是两者区别。
三、复印件和扫描件都属于电子科技产品,是一种证明形式,复印件和扫描件都只能作为临时文件。如果复印件和扫描件没有和原件核对、印证,是没有法律效力的,但经过公证处公证的扫描件和复印件具有法律效力,可以作为原件使用。
四、扫描件并不比复印件的法律效力高。扫描件也只是图片,扫描件由于经历了对被扫描文件(不一定是原始文件)的扫描、录入电脑、转换格式或字体、传输、接受、打印等过程,从技术上可以篡改,所以除非对方认可,否则需要其他证据来辅证。复印件和扫描件的法律效力仅具有不完整的证明力,若原件、扫描件为同一人执有,则仅提供扫描件的,不免除提供原件的义务。
在当下讲究时效性的环境背景下,为避免原件滞后性的缺点,可以在双方的合同中明确加入“双方均同意传真件、扫描件具有同等法律效力”等条款,同时扫描件采用彩色扫描。在合同签订和履行过程中,通过电子邮箱、QQ、微信等传输合同,合同履行签认等电子文本,要注意保存相关记录,以备发生纠纷时做辅助证据使用。
当然,根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六十九条“下列证据不能单独作为认定案件事实的依据:
(一)未成年人所作的与其年龄和智力状况不相当的证言;(二)与一方当事人或者其代理人有利害关系的证人出具的证言;(三)存有疑点的视听资料;(四)无法与原件、原物核对的复印件、复制品;(五)无正当理由未出庭作证的证人证言。”的规定,提供原件是当事人难以免除的义务。
因此,还是建议在满足时效性的前提下尽量留存合同原件,这样才能最大程度的规避风险。