本文作者:山东元科律师事务所 张明律师 15689156709
一份合同的顺利履行,不仅要求条款完整、内容清晰,合同内容填写规范也是确保合同后续顺利履行的关键。根据我国相关法律规定结合元科律师多年合同纠纷处理经验,将合同填写及保管注意的问题总结如下:
█合同填写
一、合同填写基本要求
1、合同空白处内容填写完整
2、填写内容表述无歧义
3、法律术语使用准确
4、避免填写内容涂改
二、合同填写注意事项
1、合同主体准确
合同主体准确是合同填写基本要求,为确保合同主体准确需核实相对方身份证或营业执照,单位作为主体的需确认签约人是否有签约权利,对非法定代表人作为签约人的需合同主体单位出具授权书并注明授权范围。签约完毕后留存合同对方身份证、营业执照复印件及授权书原件。
2、合同各方身份证号/企业统一社会信用代码、住址填写准确。自然人按身份证填写姓名及身份证号,自然人住址与经常居住地不一致的填写经常居住地;单位名称按营业执照填写规范,有条件的到国家企业信用信息公示网站查询登记名称及法定代表人是否与营业执照一致。
3、对使用格式合同的,合同中预留空白处与本次签约不需填写的部分划“×”不要使用“-”或“/”等易于修改的符号。
4、填写内容不要涂改,确需涂改的,修改的内容处由合同相对方签字或盖章确认。
5、大小写金额填写一致,金额大写数字壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾书写准确,货币单位明确。
6、数字中有小数点的切记与数量单位对应准确。如壹佰万零伍仟元,小写为1005000元或100.5万元,。
7、合同签订时间不留空白。
8、合同履行期限中起始时间与终止时间点界定准确。如“本合同有效期限一年,自2021年12月31日起至2022年12月30日止。”
9、多页合同骑缝章不能少。
10、涉及签订担保合同时,担保人为自然人的自然人姓名、年龄等基本信息需核实准确,单位提供担保的股东会决议不能少,是一般保证还是连带责任保证需在合同中注明,根据民法典第六百八十六条之规定:当事人在保证合同中对保证方式没有约定或约定不明确的,按照一般保证承担保证责任。
11、注意合同生效条件。合同生效约定为签名盖章生效与签名或盖章生效不同,如约定为签名盖章生效则通常理解为既需要法定代表或授权人(如有)签名又需要单位盖章;签名或盖章生效则具备其中一种形式合同即生效。
三、合同相关法律术语的使用
1、定金与订金
定金与订金可谓老生常谈,但现实生活中仍有因两个概念纠缠不清导致的法律纠纷,简言之,定金法则:收受定金方违约导致不能履行合同的支付方可要求双倍返还,支付定金方违约无权要求返还。订金相当于支付方的预付款,对方违约支付方无权要求双倍返还。定金金额按我国民法典不应超过主合同标的额的20%。
2、定金与违约金
定金是指当事人双方为了保证债务的履行,约定由当事人方先支付给对方定数额的货币作为担保。违约金是合同当事人在合同订立时预先约定或法律规定的,当一方违约时向对方支付的一定数量的金钱。定金与违约金的区别:前者为担保方式,后者为违约责任。(1)生效要件:定金是交付后才生效,也就是说,即使双方合同约定了定金,但是定金实际没有交付,则该定金条款不生效;而违约金是诺成生效的,只要双方签字约定,就具有法律效力。(2)支付方式:定金是签订合同时或之前预先支付的,作为签订合同或履行合同的担保,具有双倍返还的惩罚性;违约金是双方在合同中约定的,违约方应支付的赔偿金,不事先支付。(3)定金在性质上是违约定金,具有预防违约金的性质,因此它与违约金在目的、性质、功能等方面相同。
根据民法典第五百八十八条,当事人既约定违约金,又约定定金的,一方违约时,对方可以选择适用违约金或定金条款。定金不足以弥补一方违约造成的损失的,对方可以请求赔偿超过定金数额的损失。
3、一般保证与连带责任保证
两者之间的区别简言之就是:一般保证的保证人在主合同纠纷未经审判或者仲裁,并就债务人财产依法强制执行仍不能履行债务前,有权拒绝向债权 人承担保证责任。连带保证责任可同时要求债务人及连带责任的担保人共同承担责任。具体法律规定如下:
《中华人民共和国民法典》 第六百八十六条 保证的方式包括一般保证和连带责任保证。当事人在保证合同中对保证方式没有约定或者约定不明确的,按照一般保证承担保证责任。 第六百八十八条 当事人在保证合同中约定保证人和债务人对债务承担连带责任的,为连带责任保证。 连带责任保证的债务人不履行到期债务或者发生当事人约定的情形时,债权人可以请求债务人履行债务,也可以请求保证人在其保证范围内承担保证责任。 第六百八十七条 当事人在保证合同中约定,债务人不能履行债务时,由保证人承担保证责任的,为一般保证。 一般保证的保证人在主合同纠纷未经审判或者仲裁,并就债务人财产依法强制执行仍不能履行债务前,有权拒绝向债权 人承担保证责任,但是有下列情形之一的除外: (一)债务人下落不明,且无财产可供执行; (二)人民法院已经受理债务人破产案件; (三)债权人有证据证明债务人的财产不足以履行全部债务或者丧失履行债务能力; (四)保证人书面表示放弃本款规定的权利。
█签约后合同内容审查及保管
合同签订后的归档保管问题看似简单,但实际业务操作中因企业不够重视合同函件保管工作,在合同履行过程中发生争议时有理无处申辩的比比皆是。根据元科律师办案经验,我们建议合同各方至少每方保留两份合同原件。合同各方签字完毕后,应首先由业务部门负责人确认合同内容是否与商务洽谈内容一致、内容是否填写完整,转交律师或法务人人员确认合同内容完整无歧义后业务部门将其中一份合同留存归档,另一份合同原件转交财务部门,财务部门收到合同原件后核实合同价格要素及收付款时间,便于后续及时进行收、付款账务处理,并进行合同保管。